Archivmanagement für Rechtsanwälte und Steuerberater

Gesetzliche Aufbewahrung von Handakten in Kanzleien

Für Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater sind Ordnungs- und Archivierungssystem ein wichtiges Thema wie die elektronische Aktenführung. Von dem papierlosen Büro sind viele Kanzleien auch heute noch weit entfernt.

Die rechtsberatenden Berufe zeichnen sich seit jeher dadurch aus, dass alle Vorgänge schriftlich dokumentiert werden und im Rahmen des Ablage- und Registraturwesens gespeichert und abgelegt werden. Dies geschieht teilweise auf freiwilliger, kanzleiinterner Basis, aber auch aufgrund von gesetzlichen Vorgaben. Zwischenzeitlich wird die geforderte Handakte auch in elektronischer Aktenführung anerkannt. Auf dem Weg zur digitalen Kanzlei gibt es aber immer noch unzählige Mandantenakten, oftmals hochsensibel, die zu archivieren sind.

Der Gesetzgeber schreibt für viele Akten und Unterlagen lange Aufbewahrungsfristen mit größtmöglichen Schutz vor unbefugtem Datenzugriff vor. Bei ARGUS Archivservice bekommt jede Akte bei der Erfassung eine spezifische Aufbewahrungsfrist. Wir informiert die Kunden in regelmäßigen Abständen über die zur Vernichtung bereitstehenden Akten. Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Handakten und andere Akten gelten, erfahren Sie in unserer Übersicht.

 

Sichere und zuverlässige Aktenvernichtung nach § 203 StGB

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen für Handakten, Notariatsakten und Gerichtsurteile sollte mit Blick auf die strengen Vorgaben des § 203 StGB der Fokus auf einer gesicherten Aktenvernichtung liegen. Für diese Dienstleistung steht Ihnen die Stratmann Städtereinigung aus unserem Firmenverbund zur Verfügung. Wir verfügen über entsprechende Zertifizierungen für die Aktenvernichtung durch unabhängige Dritte. Unsere professionelle Aktenvernichtung in wenigen Schritten erklärt:

  • Bestellen Ihres Sicherheitsbehälters
  • Anlieferung des fahrbaren Behälters
  • Entsorgung Ihrer Akten (Vernichtung auch kompletter Ordner)
  • Abholung des verschlossenen Sicherheitsbehälters auf Abruf
  • Transport zur Aktenvernichtungsanlage nach BDSG
  • Aktenvernichtung bis Sicherheitsstufe P 4 (nach DIN 66399)
  • Vernichtungsbestätigung

    Die zu übergebenden Daten werden nur in entsprechenden verschlossenen und fahrbaren Sicherheitsbehältern übernommen. Die Vernichtung erfolgt den nach strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetztes und der DIN 66399 sowie der Sicherheitsstufe P4. Für die Vernichtung kann auch eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden.

     

    Behalten Sie Zugriff auf ihre archivierten und digitalisierten Akten

    Unterlagen von Mandanten, Gerichtsurteile und sonstige Unterlagen nehmen viel und unnötig Platz ein. Die zuverlässige und sichere Archivierung durch ARGUS Archivservice ermöglicht den Kanzleien nicht nur höchste Sicherheit, sondern weiterhin eine ständige Verfügbarkeit der wichtigen Unterlagen. Mit der gesicherten Online-Recherche haben sie bei ARGUS Archivservice die Möglichkeit, rund um die Uhr alle Dokumente zu recherchieren und bei Bedarf direkt zu bestellen. Durch die automatische Dokumentation jeder Archivbewegung ist hier eine lückenlose Nachverfolgung gewährleistet und sichergestellt, dass kein unerlaubter Zugriff auf eine Akte erfolgen kann. Alle Zugriffe (auch elektronische) und die Rücksendung von Originaldokumenten werden von uns dokumentiert.

     

    Archivierungsmöglichkeiten beim ARGUS Archivservice

    ARGUS Archivservice bietet professionelle Unterstützung rund um die Archivierung. Vom einzelnen Dokument bis zum kompletten Archiv - das Archivieren von Dokumenten (Archiv klassisch) gehört genauso dazu wie die sichere Vernichtung von Dokumenten (Archiv plus Vernichtung) nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Auch die Digitalisierung und die elektronische Archivierung (Archiv plus Scan) von Akten und Plänen bis DIN A0 gehört zum umfangreichen Dienstleistungsportfolio. 

    Mit einer externen Archivierung garantiert ARGUS Archivservice somit Sicherheit und Zuverlässigkeit bei

     

    Archivieren von Dokumenten (Archiv klassisch)

    elektronischer Archivierung (Archiv plus Scan)

    sichere Vernichtung von Dokumenten (Archiv plus Vernichtung)